「報告」の観点から見る「連絡」との違い
報告は、仕事のリーダーが各メンバーの状況を知るためのものです。
メンバーが今の状態、そこに至るまでの経緯、その結果、そして今後の方向性と自分の意思をリーダーに伝えるのが報告です。
将棋ならリーダーは盤面を見渡して全ての駒の位置を把握出来ます。
しかし現実は将棋とは違い、リーダーがメンバー全員の居場所を見渡すことはできません。
仕事がちゃんと進んでいるか、不測の事態が起きていないか、そうした「今」を把握するためにメンバーの報告が欠かせないのです。
報告をする時は失敗やミスもそのまま伝えなければなりません。
仕事はチームで行うものです。
そのリーダーは常に現状を把握しながら、正しい方向に仕事を導いていかなければなりません。
ですから、そのためにリーダーは誰がどこで何をしているのか、どこかで何かミスが起きていないか、チームの現状を正しく理解しなくてはなりません。
そのために、チームの一人一人が失敗も含め、現状を正確に報告する必要があるのです。
リーダーはその結果を分析し、仕事の進捗具合を見極め、失敗をフォローし、どうしたら仕事を着実に進められるかを考えます。
そのための基礎となるのが、メンバーからの嘘偽りのない報告です。
これが報告の重要性です。
報告が必要な時に気をつけるべき点
1．相手の都合に合わせましょう
上司に忙しい時間を割いてもらうわけですから、都合を確認するのが最低限のマナーです。
これは先輩や同僚への相談も同じです。
急ぎの報告でなければ、相手が時間がある時を見計らってするようにしましょう。
メモで伝えるといった方法もあります。
2．報告は指示した上司に直接しましょう
人を介しての報告は報告ではありません。
直接報告するのがビジネスマナーの基本です。
3．重要な報告はすぐにしましょう
一刻も早く対策を講じなければならないとか、関係者にすぐにフィードバックさせなければならないような重要な報告は、相手が忙しいかどうかなどと考えずに、すぐに報告しなければなりません。
仕事に支障が出てはならないからです。
4．報告は結論からしましょう
上司が一番知りたいのは結果です。
途中経過や原因、分析は相手から求められたら報告します。
また失敗の言い訳は不必要です。
5．「事実」と「意見、憶測」をちゃんと分けましょう
まず大事なのは、客観的事実です。
自分の意見や憶測は、事実を報告した後であくまで付け足す形で伝えます。
事実と憶測、意見と願望を一緒くたにすると、上司の判断を誤らせてしまうことになりかねません。
「連絡」の観点から見る「報告」との違い
連絡とは、職務上必要な情報を関係者全員に知らせることです。
単純に事実だけを伝えるようにしましょう。
連絡は仕事の関係者全員に伝えます。自分で直接伝えることが重要です。
第三者を介すると内容が変わったり、遅れて伝わることがあります。
きちんと伝える人のリストを作っておくと良いでしょう。
連絡の内容に応じて伝える人の優先順位を決めます。
上司が先なのか同僚が先なのか、適切に判断しましょう。
連絡に必要なのはスピードです。
連絡事項があったら、速やかに関係者全員に伝えましょう。
またなるべく相手の仕事の妨げにならないよう、簡潔明瞭にすることが大事です。
「〜みたいだ」「〜のようだ」といった曖昧な言い方は、話の要点や結論が明確でなく、混乱の元になります。
曖昧な言い方は避け、正しく伝えるようにして下さい。
また連絡をする場合はまず自分がその内容をきちんと把握して下さい。
自分が理解出来ていないことを他人に正確に伝えることは出来ません。
また自分の希望や憶測などを混ぜるのも、正確な事実を伝える妨げになるかも知れません。
注意が必要です。
連絡と報告の違いを理解し仕事を円滑に進めよう！
仕事は大抵チームで行うものです。
チーム内で情報を共有し、仕事全体の流れが把握できるようにすることが大事です。
適切な報告、連絡、相談がなければ、上司は仕事の状況をきちんと把握することが出来ません。
指示を受けた時から、どの時点で経過報告をするのか決めて、催促される前に自分からするようにしましょう。
仕事が忙しい時は冷静に報告を聞くことが出来ないものです。
必ず相手の都合を確認した上で報告しましょう。
時間がかかるような時は、「○○分ほどお時間を頂きたいのですが」と言って、上司から都合のいい時間を指示してもらいましょう。
「不良品が出ました。詳細は・・」のように、最初に結論を言いましょう。
詳細はその後にします。
簡潔に分かりやすく報告するのも大事ですが、後で上司が目を通せるような資料を用意することが必要な場合もあります。
報告、連絡、相談は客観的でなくてはなりません。
事実を正確に伝えます。
またあやふやな部分がある場合は、後でちゃんと調べて追加の報告をします。
情報はチーム内で共有することが重要です。
チームの一人しか情報を知らないのでは、全体として仕事になりません。
悪い情報こそ早く伝えましょう。
失敗を速やかにフォローするためにはすぐに上司に報告し、対策を練らなければなりません。
一人で抱え込めば取り返しの付かないことになりかねません。
連絡と報告の違いを簡潔に説明する方法
新入社員などに連絡と報告の違いを説明する時はどうすればいいでしょうか？
以下のように伝えてはいかがでしょうか。
「確かに二つの違いは分かりづらいね。
そこで違いを理解するためには、言葉の意味よりもその二つの目的の違いを意識するといいよ。
上司や先輩が仕事上の意思決定をする時に必要な情報、それを伝えるのが報告。
意思決定に必要な情報とは何か、つまりどんな情報を元に仕事の次方向性が決まるのかを考えて下さい。
例えば、仕事が今どこまで進んでいるのか、仕事のどの部分が進み、どこが遅れているのかが分かれば、進んでいるところには次の仕事の指示を与え、また遅れているところにはフォローを入れなければならないと分かります。
そのような上司の意思決定に必要な情報を伝えるのが報告です。
他にどんなケースがあるか、自分でもよく考えておいて欲しい」
このようにその目的から説明することで、新入社員によりよい理解を促すことができます。
