アポイントメールの返事をもらうために必要な3つのポイント
ビジネスでアポイントをとる時にはメールを使うことも多いでしょう。
ただし、ビジネスでのアポイントメントメールは友達とのやり取りとは違います。ビジネス上の上下関係がある場合は、関係に合わせ適切な言葉遣いでうまく調整したいものです。
そのためにも、次に示す3つのポイントは抑えておきましょう。
１．相手の都合になるべく合わせようとする姿勢を見せる
たとえ自分の都合に合わせたいと思っていたとしても、できるだけ相手を気づかった表現にしましょう。
２．希望日時を2、3個提示し、早く決められるようにする
日時を早く決めるためにも、希望する日時を2、3個提示するようにしましょう。あまり数が多すぎるとなかなか決まらない恐れもあります。
３．時間を作ってもらうことに対する感謝の気持ちを伝える
上下関係に関わらず、相手に時間を取ってもらっていることに対する配慮や感謝の気持ちはしっかりと伝えましょう。
アポイントメールに対する返事を確実にもらうためのコツ
アポイントメールに対する返事を確実にもらうためにも、メールの書き方や送信後の行動にもコツがあるものです。そのコツを紹介します。
メールの締めくくりに返信期限を記載する
返信をもらいやすくするためにも、メールの締めくくりには返信期限を記載しておくといいでしょう。
返信期限を記載しておかないと、お客様もいつでも返信していいと思い先延ばしにしてしまいがちになります。
そうならないためにも、何日までに返信してほしいのか期限を書いておくことは大事です。
メール送信後に電話でフォローアップする
アポイントメールを送付してもお客様はスルーして確認してもらえない場合もあります。
それを避けるために、メールを送付した後は電話でもフォローしましょう。メールを送付した旨のことを伝えるだけでかまいません。
もし送付先の相手が不在の場合には、伝言で送付した旨を伝えるようにしましょう。
アポイントメールの文面を書く上での注意点
メールを書く上で、文面の書き方も大事になります。次のようなことに気をつけましょう。
メールは適切に改行するようにし、見やすくする
改行の目安は25文字〜30文字です。また、行数の目安は3〜4行で、その間は行間を開けるようにします。
HTML形式やリッチテキスト形式では送らない
これらの形式は、相手によって設定で読めない場合もあるため、テキスト形式で送付しましょう。
また、使う端末によっては文字化けしてしまう機種依存文字も使わないようにしましょう。
送付前にミスがないか最終チェックする
文面を書き終えたら、送付する前に文章にミスがないかチェックしましょう。
アポイントは相手に都合の悪い日時を避けるようにする
アポイントの時間は相手にとって都合の悪い日や時間帯を避けるようにしましょう。
たとえば、月末はたいていの会社で仕事が立て込み、来客の相手をしている時間がないという場合が多いでしょう。
また、週明けの月曜日は会議が入っていることが多いものです。さらに始業時間や退社時間も相手は準備などで忙しいでしょう。そのため、このような日や時間帯は避けましょう。
都合の悪い日時を避けるためにも、迷惑にならない日時を確認した上でアポイントの時間を決めた方がいいかもしれません。
アポイントメールへの返事がない場合に考えられる原因とその対策
アポイントメールを送付しても相手からの返事がない場合は、相手にとって自分のアポイントの優先順位が低いからだとも考えていいでしょう。
相手にとって重要なアポンイトであれば、そのようなことはないからです。
そうならないためには、できるだけメールを読んでもらうための工夫が必要です。
それは、文章を簡潔にまとめたり、返信しやすいフォーマットを提示したり、メールの件名にアポイントの必要性がわかるタイトルを書いておいたりというような工夫です。
特に件名は、メールを読む上で一番最初に見る部分なので、必要性がしっかりわかるタイトルをつけるようにしましょう。
相手も日常たくさんのメールを読むわけですから、自分のメールがその中に埋もれないような工夫をしましょう。
ただ、一番大事なことは自分が提案する商品や企画に興味を持ってもらうことです。その上で、いろんな工夫をしていきましょう。
アポイントメールに対して断りの返事がきた場合の対応方法
アポイントメールに対する返事が、断りの内容だということも当然ながらあるものです。
では、断りを受けた時にはどのような態度でのぞめばいいのでしょうか。
それは、相手に嫌悪感を与えないことです。たまたま今回の提案のタイミングが悪かったということも考えられます。
のちにあらためて提案しなおしたら契約してもらえたということもありえるものです。
そのことを考え印象を悪くしないためにも、嫌悪感を与えない態度でのぞむことが大事です。
では、嫌悪感を与えない態度はどのように示せばいいのでしょうか。それは、「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えることです。
こちらとしては、断られたことに対してイラっとすることもあるかもしれません。
しかし、お客様はわざわざ自分の提案のために時間をとってくれたのです。そのことに対する感謝の気持ちはしっかりと伝えるようにしましょう。
