就活中の電話の受け方で好印象を持ってもらうために大事なこと
就活中に企業から電話がかかってくることがあります。電話一つで不採用になることはないかもしれませんが、企業の担当者からの自分の印象を悪くしてしまう可能性はあります。
そのため、企業から電話がかかってきたときは、その受け方が大事です。
では、企業の担当者の方に好印象を持ってもらう受け方とはどういったものでしょうか。ここでは、その受け方を紹介します。
企業からの電話に出る際は名前を名乗ること
就活中の電話で大事なことは、いつでも気を抜かずビジネスマナーにしたがった受け方をすることです。
うっかりいつものように「もしもし」と出てしまったり、「誰だろう」と訝しげに電話に出たりする人もいますが、そのような受け方は問題ありです！
就活中は知らない相手から電話がかかってきた際には、「はい、〇〇です」と自分の名前を名乗るようにしましょう。
企業からの電話に折り返すことになった際には早めにかける
企業から電話がかかってきたときにたまたま手が離せなく、電話に出られないこともあるものです。
そういったときには、必ず早めに折り返すようにしましょう。できるだけその日の日中に、遅くとも翌日には折り返すようにしましょう。
折り返しの電話があまりにも遅かったり忘れていると、企業の担当者からの印象を悪くしてしまいます。最悪の場合、面接を受けられなくなるかもしれません。
電話の受け答えは就職してからも重要になります。就活中のうちから、しっかりと意識しておきましょう。
就活中に企業から電話がかかってきた際の受け方の例
では、企業から電話がかかってきた時、どのような受け答えをすればいいのでしょうか。ここでは、受け答えの例を紹介します。
一般的な受け答え方
就活生：「はい、〇〇です。」（元気に受け取る）
企業担当者：「□□株式会社の△△です。」
就活生：「先日は面接していただき、どうもありがとうございました。」
企業担当者：「こちらこそどうもありがとうございました。今日は先日の面接の件でお電話させていただきました。選考の結果、〇〇さんは通過となりました。」
就活生：「どうもありがとうございます。」（お礼の言葉を伝える）
企業担当者：「次の面接の日程ですが、〇月〇日の〇時を予定していますが、ご都合はよろしいでしょうか。 」
就活生：「はい、大丈夫です。よろしくお願いいたします。」
※ここで、状況が異なる場合には以下のように対応する。
企業担当者：「では、〇月〇日にお待ちしております。」
就活生：「はい。〇月〇日〇時によろしくお願いいたします。お忙しいなか、ご連絡いただき、どうもありがとうございました。」
次回の面接日に予定がある場合
就活生：「大変申し訳ございません。〇月〇日〇時からは先約がありお伺いすることができません。お日にちをずらしていただくことは可能でしょうか。」（申し訳ないという気持ちで伝える）
予定がすぐに分からず確認したい場合
就活生：「予定を確認させていただきたいので、少々お待ちいただけますか。」
途中でメモを取りたい場合
就活生：「メモを取らせていただきたいので、少々お待ちください。」
企業から電話がかかってきた場合、次の面接の日程に関するお知らせがほとんどです。いつかかってきてもいいように、常にメモ用紙や手帳などを手元に置いておくといいでしょう。
また、質問などがある場合は臨機応変に対応しましょう。
就活中の電話の受け方で印象は変わる！そのコツについて紹介！
就活中の電話の受け方次第では今後の印象も変わってくるものです。それは、電話を受ける時の声や話し方によって変わってきます。
ここでは、良い印象を持ってもらうための声や話し方について紹介します。
明るくハキハキとした声で話す
電話は目に見えない人とのコミュニケーションですから、声の大きさやトーンで印象が決まります。
小さくて聞き取りきくい声、暗くてこもった声で話すよりも、いつもよりワントーン声を上げて、明るくハキハキとした声で話すほうが印象が良くなります。
のびのびと落ち着いた話し方で話す
目には見えないものの、電話での話し方は相手に伝わってしまいます。緊張して話していたり、早口で話したりしていると、緊張している様子が相手にも伝わってしまうものです。
ですから、できるだけのびのびと落ち着いた話し方で話すほうが印象が良くなります。
姿勢を正して話す
話す時の姿勢も大事です。うつむいて話すと声が出にくいため、聞き取りきくくなりがちです。
逆に、背筋を伸ばして肩の力を抜いてアゴをひいて話すと、聞き取りやすい声になるものです。印象を良くするためにも姿勢を正して話すようにしましょう。
気持ちを乗せて話す
気持ちを声に乗せて話すと、その状況が相手に伝わりやすく印象も変わるものです。
例えば、面接選考の通過連絡を聞いたら嬉しい気持ちになるものですし、面接日時を変更をお願いせざるをえない時は申し訳ない気持ちになるものです。
その気持ちを声に乗せるのです。気持ちを乗せると声のトーンも変わってくるものです。そうすると、印象も良くなるでしょう。
就活中に企業からの電話に出られず折り返す際の注意点
就活中に企業から電話がかかってきた時に、たまたま他の用事があり電話に出られないこともあるものです。
このような時には、用事が済んだらすぐに折り返しの電話をしたほうがいいでしょう。
しかし、落ち着いていない状態で電話をすると慌てて、しっかりと話せないものです。
そうならないためには、折り返しの電話をかける前にしっかり準備しておく必要があります。
電話をかける前にメモ用紙を用意しておく
電話した時に企業側から次回の面接の日時などを伝えられる可能性が高いでしょう。
それをメモするために、電話をかける前にはメモ用紙を用意しておくようにしましょう。
折り返す時間は14時〜18時が最適
午前中、会社は何かと仕事が忙しいものです。一方、お昼過ぎの時間帯は比較的仕事が落ち着いているものです。
ですから、14時〜18時の時間帯であれば、企業の担当者の方も対応しやすいでしょう。
名前の前に学校名を名乗る、名前はフルネームで名乗る
電話で先方が出たら、名前の前に学校名を名乗るようにしましょう。また、名前はフルネームで名乗りましょう。
その企業に応募している学生はたくさんいるかもしれません。そのなかから、あなたのことを認識してもらうために、できるだけ自分に関する情報を伝えるようにしましょう。
採用担当者に変わった場合にも、再度、学校名と名前を名乗る
電話をかけて最初に出るのは受付の人かもしれません。その場合は、採用担当者の方まで取り次いでもらうことになりますが、
取り次いでもらった後にも学校名と名前をきちんと名乗るようにしましょう。取り次いでもらった後に、学校名を名乗るのを忘れがちですが、きちんと名乗るようにしましょう。
就活中にこちらから企業に電話をかける際の注意点
ここでは、就活中に企業から電話がかかったきた際の受け方について紹介してきました。
先ほども紹介しましたが、企業から電話がかかってきた時に出られないこともあります。その際にはこちらから折り返す必要があります。また、そのほかにも確認したいことがあれば、こちらからかけることもあるでしょう。
ただ、こちらから企業へ電話をかけることは緊張するものです。また、相手の都合が悪い時間に電話をかけると迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。
そこで最後に、こちらから電話をかける際の注意点をまとめて紹介します。
電話をかける前にメモ帳と手帳を用意しておく
先ほども紹介しましたが、電話をかけた際には面接日や会場、また確認内容に関する回答などメモしておかなければいけないことが出てきます。いつでもメモができる状態にしておきましょう。
また、面接日の調整などでスケジュールを確認することもありますので、確認できる手帳なども用意しておきましょう。
周りが静かな場所で電話をかける
電話をかける際は、電波状態がよく周りが静かな場所を選びましょう。電波状態が悪い、または周りがうるさいところですと、こちらも相手も声が聞き取りづらくなってしまいます。
何度も聞き返すことになり、相手に迷惑をかけてしまいます。重要な情報を聞き逃してしまう可能性もありますので、電話をかける際は環境に注意してかけるようにしましょう。
電話をかける時間帯に気をつける
これも先ほど紹介しましたが、企業側も仕事が忙しい時間帯があります。
例えば、次の時間帯はほとんどの企業で忙しいことが多いです。
9:00〜11:00頃
始業時間から午前中は、朝礼や当日のスケジュール確認などが行われるため、忙しい時間帯となります。
18:00〜20:00頃
就業時間付近も帰宅準備やその日の仕事の整理などを行う時間帯のため、忙しいです。
当然、就業時間後は担当者もいない場合が多いため、かけないほうがよいでしょう。
これらの時間帯以外では、比較的忙しくないことが多いので、これらの時間帯を避けてかけるようにしましょう。
